SharePoint: Ein Schweizermesser „made in Redmond“
Weil es mir nicht und nicht gelingen will, Microsoft SharePoint 2010 auf einen Punkt zu bringen, rufe ich nach professioneller Hilfe. Ein Programm wie Windows Server oder Exchange Server ist SharePoint definitiv nicht. Was ist es dann? Nahed Hatahet, Gründer des jungen Wiener IT-Unternehmens „HATAHET productivity solutions“ definiert: „SharePoint ist im Gegensatz zu vielen anderen Produkten von Microsoft nicht als Produkt zu sehen. Es ist eine Plattform mit verschiedensten Funktionen, die alle um ein Thema kreisen: Im Unternehmen gut, sicher und prompt zusammenarbeiten, ohne dafür tausende IT-Arbeitsstunden investieren zu müssen.“
Hatahet findet den Vergleich von SharePoint mit einem Schweizermesser treffend. Unter einer gemeinsamen Schale liegen verschiedenste Werkzeuge bereit, die eigentlich nichts mit einander zu tun haben müssten: Etwa Zahnstocher, Korkenzieher, Feile, Kugelschreiber, Lupe – und, natürlich, ein Messer.
Und so wie man beim Schweizermesser vielleicht mit der Feile beginnt, dann die Lupe für einen genaueren Blick hervorholt und mit dem Kugelschreiber eine Arbeitslinie zieht, macht auch bei SharePoint das mögliche Zusammenspiel der verschiedenen Teile den Wert des Ganzen aus.
Mitte Mai ist SharePoint in einer neuen Version 2010 für Unternehmenskunden verfügbar. Zehn Jahre ist SharePoint mittlerweile alt, die nunmehr vierte Produktgeneration macht den Eindruck, als sei man endlich an einem runden Ende angekommen. Hatahet sagt: „Die Werkzeuge passen gut zusammen, die Bedienung wird einleuchtender, die Ergebnisse können sich sehen lassen.“
Bedienung leicht gemacht
Als erstes fällt bei SharePoint 2010 die neue Bedienoberfläche auf. Sie entspricht den „Ribbons“, mit denen wir uns schon bei Office 2007 anfreunden durften. Aber mittlerweile haben wir uns an sie gewöhnt und den Mehrwert erkannt: Wer mit SharePoint arbeitet weß von Anfang an damit umzugehen – der gekonnte Umgang mit Word oder Excel genügt als Startpunkt.
Dokumentenverwaltung übers ganze Unternehmen
Zu den leichteren Übungen mit SharePoint 2010 gehört das Verwalten riesiger Mengen an Dokumenten, die jetzt auch auf eigene Storagesysteme ausgelagert werden können („Remote Blob Storage“). Jedes Dokument kann mit Schlagworten versehen werden, die sein Wiederauffinden leichter machen. Ein Feature, das auf den ersten Blick trivial klingt, aber in der Praxis viel Zeit und Geld spart, ist die automatische Versionsverwaltung. Dokumente werden bei Bedarf beim Speichern nicht überschrieben, sondern als neue Versionen abgelegt. Herrlich!
Workflow leicht gemacht
Angenommen, es gibt in einem Unternehmen einen festen Weg, den Anträge für Dienstreisen zu gehen haben: Von dem, der fährt, zu dem, der genehmigt, und weiter zum Buchhalter, der bucht und von dort in ein ERP-System, etwa von SAP. Dieser immer gleiche Weg lässt sich mit Visio als Zeichnung modellieren und mit Hilfe der „Visio Services“ in SharePoint 2010 durchführen.
Ein Facebook fürs Unternehmen
Neu in SharePoint sind Dienste, die den Social Networks von heute nachempfunden wurden. So kann man sich und seine beruflichen Fähigkeiten im Unternehmen annoncieren. Zum Beispiel mitteilen, dass man gut im Formulieren von Pressemitteilungen ist oder ein Fachprogramm beherrscht. Das ist für beide Teile praktisch: Das Unternehmen spart externe Kosten, ich kann mich in der Firma als nützlicher Mitarbeiter positionieren.
Wie bei Facebook lassen sich Freunde definieren, die automatisch meine Mitteilungen bekommen. Vielleicht eine Lösung für das in dem alten Kalauer „Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß“ beschriebene Problem.
Wenn mir zu einem gelesenen Dokument etwas einfällt, verfasse ich eine Notiz dazu. Wer immer später dieses Dokument öffnet, wird über diese Notiz informiert.
Blogs und Wikis und Multimedia einrichten
Kleine Wissenszellen in Unternehmen, die ihr Wissen teilen wollen, können dazu Blogs und Wikis einrichten. Deren Bedienung lehnt sich an die heute üblichen Open Source Produkte an.
Auf vielfachen Wunsch des Publikums können in SharePoint 2010 Videos abgespielt werden, und zwar on site, also ohne SharePoint zu verlassen. So kann man etwa mit Mausklick auf einer SharePoint-Seite ein Video starten – wie das heute in YouTube möglich ist.
Mit SharePoint 2010 anerkennt Microsoft, dass es in der Software für Unternehmen etablierte Mitspieler gibt, die manches nach Ansicht der Kunden besser können. Als Ergebnis dieser Erkenntnis bietet SharePoint fließende Zusammenarbeit an. Zum Beispiel: Ich fülle in SharePoint einen Urlaubsantrag aus und alles, was ich dazu wissen muss, etwa die Zahl meiner Resturlaubstage, kommen aus SAP. Ohne dass ich es merke. Die Zahl wird von SharePoint abgeholt und in mein Urlaubsformular gestellt. Ist mein Urlaub genehmigt, meldet SharePoint an SAP zurück, wie viele Urlaubstage ich genommen habe.
Auch mit Office ist solch mühelose Zusammenarbeit über SharePoint möglich: Ich schreibe in Word einen Brief an einen Kunden und hole mir dessen Anschrift aus SAP, ohne Word zu verlassen.
Für Techniker: Es handelt sich um die „Business Connectivity Services“ von SharePoint, die für Version 2010 komplett überarbeitet wurden. Ziel ist immer, dass man SharePoint oder Office nie verlassen muss, auch wenn man im Hintergrund mit ganz anderen Daten arbeitet.
Wer suchet, der findet
Die Suche bei SharePoint 2010 geht weit über das hinaus, was wir von Word oder Excel kennen. „Ein Google fürs Unternehmen“ beschreibt die Sache wohl am besten. Im einfachsten Fall werden Suchbegriffe quer über alle Inhalte aufgefunden. Die phonetische Suche hilft Klippen wie „Heißt Mayer jetzt Maier oder Mair“ elegant zu umschiffen.
Bei der Suche geht SharePoint 2010 über seine eigenen Grenzen hinaus. Der Exchange Server, der Dateiserver oder auch SAP-Daten können durchsucht werden.
Neben einer Volltextsuche wird auch die Suche nach Schlagworten oder Dateitypen und weiteren Kritierien angeboten – auch gemischt!
Besonders gelungen erscheint die Präsentation der Suchergebnisse. Keine Endlos-Listen, sondern eine kleine Vorschau, die von jedem gefundenen Dokument als kleines Bild die erste Seite zeigt. Klicke ich sie an, bietet Sharepoint das komplette Dokument in einer scrollfähigen Vorschau im Fenster des Suchergebnisses an.
Will ich Dokumente aus Word, Excel, PowerPoint und OneNote im Großen sehen, geht das auch ohne die zugehörigen Programme. Mit Hilfe der neuen „Office Web Apps“ erhalte ich im Browser eine Internet-Version meiner Datei – bearbeitbar! Übrigens: Es können mehrere Personen zugleich an ein und demselben Dokument arbeiten. Word erlaubt eine Bearbeitung pro Absatz, Excel pro Zelle.
Hatahet sagt SharePoint 2010 eine große Zukunft voraus: „Die neue Version wird den Markt verändern. Es geht nicht mehr um einzelne Produkte. Es geht um die Organisation komplexer Abläufe in Unternehmen, ohne dass dafür die IT-Abteilung ein Jahr lang Code schreiben müsste. Microsoft vollzieht damit nun leise, aber wirkungsvoll einen Schwenk: Weg vom Produktgeschäft hin zur Organisationsberatung.“
Ein Weg, den Langzeit-Konkurrent IBM schon vor zehn Jahren ging.
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